Офис-менеджер: общая информация

Офис-менеджер — это профессия, которая появилась на рынке труда относительно недавно. О том, что эта должность руководящая, говорит само название, ведь в переводе с английского языка слово «менеджер» означает «управляющий». Тот, кто занимает должность офис-менеджера, становится распорядителем в офисе. Это значит, что он обязан контролировать и координировать работу всех сотрудников, вовлеченных в рабочий процесс, обеспечивая их бесперебойное функционирование.

Помимо этого, в его ведомости — закупка канцелярских товаров, проверка состояния офисной техники, работа с документами. Также в обязанности управляющего офисом входит выполнение функций личного помощника и делопроизводителя. Все задачи, которые должен решать офис-менеджер, подразделяются на такие группы:

• управление (планирование функционирования рабочего офиса, руководство сотрудниками, его обучение и пр.), а также создание эффективной организационной структуры офиса;
• административная работа (распределение офисных полномочий, организация делопроизводства);
• хозяйственные обязанности (все связанные с офисной техникой — приобретение, установка, техническое и сервисное обслуживание);
• контроль (инвентаризация материальных ценностей, ревизии, проверки персонала, ведение учета); организация внутренней отчетности и осуществление иных мероприятий по контролю.
• отчетные (организация и подача отчетных документов или возбуждение проверок перед руководителями).

Работник, назначенный на эту должность, является одним из руководящих сотрудников предприятия и находится в подчинении непосредственно у директора или замдиректора по персоналу.

Качества, необходимые для данной профессии

Офис-менеджер является именно тем работником, на которого возложено одновременно несколько разноплановых задач. Чтобы офис функционировал результативно и бесперебойно, ним должен руководить человек, в арсенале которого имеются следующие личностные качества:

• ответственность;
• самодисциплина;
• требовательность;
• внимательность;
• стрессоустойчивость;
• умение общаться;
• работоспособность.

Поскольку управляющий — это еще и «лицо» офиса, то презентабельная внешность и грамотная устная речь тоже оцениваются работодателем.

Требования к специализации

В зависимости от приоритетов компании и рода ее деятельности, к соискателям могут предъявляться некоторые специальные требования (владение иностранными языками). Но в основном навыки и знания, которые необходимы, стандартны: знание основ делопроизводства, экономики, юридических наук и психологических азов.

Претенденты, имеющие высшее образование, в т. ч. незаконченное, а также те, кто прошел специальные обучающие курсы по данной профессии, могут получить преимущество перед другими соискателями.