Стаж, пенсия и без бумажной версии: все об электронных трудовых книжках в вопросах и ответах

Новый закон вводит два ключевых момента: учет трудовой деятельности сотрудника будет происходить в электронной форме, а пенсии по возрасту будут назначаться автоматически.  
 
Проект Закона №3623 "О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины относительно учета трудовой деятельности сотрудника в электронной форме" уже принят ВР и подписан президентом.

"КП" в Украине" выяснила, как "цифровая реформа" повлияет на отношения на рынке труда, и ответила на самые популярные вопросы.

1. Как устраиваться на работу без бумажной трудовой книжки? В наше компьютеризированное время бумажная трудовая книжка все чаще воспринимается как анахронизм. И если 20-30 лет назад она была обязательной при трудоустройстве, то сейчас закон не запрещает принимать сотрудника на работу без трудовой — по контракту. Правда, в этом случае перед работодателем стоит вопрос — оформлять работнику трудовую книжку и считать его принятым по основному месту работы или заключать трудовой договор о работе по совместительству.

Новый закон предусматривает пятилетний период перехода на "цифру", на протяжении которого при трудоустройстве можно будет подавать как бумажную трудовую книжку, так и сведения из электронного реестра.

2. Кто и в какие сроки должен перенести данные с бумажной трудовой книжки в электронную? Для начала отметим, что понятие "электронная трудовая книжка" используется для удобства, а на самом деле никаких книжек не будет. В законе речь идет об уже существующем реестре, ведение которого регламентировано Законом "О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование". Существующий реестр будет дополнен значительным объемом информации, а ПФУ должен обеспечить функционирование web-портала электронных услуг с учетом новых требований.

С переносом информации из бумажных трудовых книжек в реестр можно не торопиться: на это отведено пять лет. Заниматься этим будут в основном работодатели, однако при желании внести сведения может и сам сотрудник. На портале электронных услуг ПФУ уже работает новая услуга — подача сведений о трудовой деятельности. Воспользоваться этой услугой могут пользователи портала, авторизованные с помощью квалифицированной электронной подписи (КЭП).

3. Что делать с бумажными трудовыми? Еще раз подчеркиваем: бумажная трудовая книжка сохраняется, однако порядок ее ведения меняется. Теперь ее не будут требовать при приеме на работу, но, если на то будет желание сотрудника, работодатель должен оформлять и вести бумажную версию, внося в нее записи о приеме на работу, переводах и увольнении.

Эти правила рассчитаны в первую очередь на тех сотрудников, которые традиционно доверяют бумажным документам, а не электронным записям. Также бумажные трудовые следует хранить, если человек начал трудовую деятельность до 2004-го (подробнее см. пункт 6), чтобы иметь возможность подтвердить трудовой стаж.

Но и в остальных случаях утилизировать бумажные документы никто не планирует. После внесения сведений о трудовой деятельности работника в Госреестр работодатель обязан выдать оригинал бумажной трудовой книжки на руки сотруднику под подпись.

4. Как можно проверить данные в реестре? Сведения о себе в реестре можно проверить самостоятельно после идентификации личности с помощью КЭП в базе данных web-портала, а также обратившись к своему работодателю. Кроме того, сведения из реестра можно получить в виде справки, запросив ее в ПФУ.

5. Как работодатели будут проверять информацию, полученную от соискателя? Если работодателю важно убедиться, что предыдущим местом работы кандидата была конкретная компания, которую тот указал в своем резюме, он может попросить соискателя предоставить копию трудового договора с предыдущего места работы.

Правда, ни копия, ни даже оригинал трудового договора не расскажут о том, сколько человек проработал на конкретной должности — 2 месяца или 5 лет, или, например, какова причина увольнения. А наш человек любит иногда приврать — естественно, в свою пользу.

Если верить на слово не хочется, выяснить информацию о трудовой деятельности претендента на должность работодатель сможет двумя способами: либо попросить бумажную трудовую, либо проверить сведения в реестре, воспользовавшись своим электронным кабинетом.

6. А что с пенсиями? Трудовая книжка нам нужна не столько для того, чтобы показывать ее работодателям, сколько на перспективу, чтобы при оформлении пенсии доказать наличие трудового стажа, полученного до 2004 года.

Напомним, что в 2004 году в результате пенсионной реформы изменился порядок начисления пособий для граждан. Во время расчетов стали принимать во внимание не количество отработанных лет, а размер и период уплаты ЕСВ работодателями за своих работников — то есть страховой стаж. При этом стаж, полученный до 2004 года, также считается страховым.

То есть с 1 января 2004 года, с момента вступления в силу Закона Украины "Об общеобязательном государственном пенсионном страховании", для назначения пенсии значение имеет исключительно страховой стаж. А до 1 января 2004 года учитывается весь трудовой стаж, подтвержденный соответствующими документами, основным из которых является трудовая книжка.

Авторы документа говорят о существенном плюсе нового закона, который предусматривает вариант назначения пенсии по возрасту без личного обращения. Это будет происходить в случае, когда застрахованный гражданин получил право на то, чтобы ему назначили пенсию при наступлении пенсионного возраста, а основанием для этого станут сведения, которые находятся в системе персонифицированного учета.

Если данные, касающиеся страхового стажа, в системе персонифицированного учета отсутствуют, территориальный орган ПФУ проинформирует человека о необходимости их подать. Более того: при автоматическом назначении пенсии система подскажет самые выгодные варианты, включая дату назначения.

7. Какие риски несет "цифровая реформа"? Понятно, что у каждой медали есть и обратная сторона, так что внедрение электронного учета влечет за собой и некоторые проблемы.
Начнем с того, что пока непонятно, насколько надежно реестр сможет хранить предполагаемый огромный объем персональных данных десятков миллионов людей, каковы риски разглашения или потери данных.

Кроме того, в законе не прописаны механизмы исправления ошибок, допущенных работодателями или работниками во время работы с реестром. Вероятнее всего, придется обращаться с запросом в ПФУ, но сроки устранения ошибок и синхронизация их с другими документами оставляют вопросы.

И, наконец, Киев — это далеко не вся Украина, а   уровень компьютеризации страны оставляет желать лучшего. В Украине не в каждом населенном пункте есть магазин и аптека, не говоря о доступе в интернет. Учитывая это, для полного перехода на цифровые трудовые отношения понадобится гораздо больше пяти лет — одного лишь подписанного президентом закона для этого явно недостаточно.

"Не торопитесь избавляться от бумажной версии" Учитывая все вышесказанное, директор консалтинговой компании "Михайлов и Партнеры" Виталий Михайлов не советует торопиться избавляться от бумажной версии трудовой книжки.

— Трудовая книжка нужна для начисления пенсии прежде всего тем, кто имеет трудовой стаж до вступления в силу закона об общеобязательном государственном пенсионном страховании,  — говорит эксперт. — Да, к бумажным записям 90-х есть определенные вопросы: во многих случаях их подтвердить просто невозможно, поскольку предприятия тогда открывались и закрывались очень быстро. Но даже при таких сомнениях в правдивости записей бумажная трудовая нередко является единственным документом, подтверждающим трудовой стаж. К тому же пока непонятно, как быстро записи из трудовых будут перенесены в электронный формат и не исчезнет ли эта информация, скажем, при сбое системы.

Учитывая, что самим законом предусмотрен пятилетний переходный период для включения в Госреестр сведений о трудовой деятельности сотрудника из бумажных трудовых книжек, процесс перехода будет небыстрым. А на протяжении всего это времени, говорится в законе, для получения информации будут использоваться как бумажная трудовая книжка, так и электронная форма сведений в Госреестре.

Так что, резюмировал Виталий Михайлов, избавляться от бумажной трудовой пока не стоит, тем более что она занимает не так уж много места.

КП в Украине