В Україні цифровізують ще один важливий документ: який саме та як перейти на електронний формат

З 2026 року  паперові трудові книжки стануть не обов'язковими  через повний перехід на електронний облік трудових відносин. Очікується, що це дозволить зменшити паперовий документообіг,  зберігати дані в цифровому форматі , а також полегшити процес призначення пенсії та обчислення трудового стажу.
Про це пише . З 2021 року в Україні почала діяти електронна трудова книжка, яка замінює традиційну паперову версію та дає змогу зберігати,  перевіряти й оновлювати трудову інформацію в цифровому форматі. 

Що таке електронна трудова книжка Електронна трудова книжка (ЕТК) є цифровим аналогом паперової трудової книжки, яка раніше використовувалася для обліку трудової діяльності громадян. Вона була введена в Україні  з 10 червня 2021 року та дозволяє зберігати дані про трудову діяльність в онлайн-режимі. Кожен громадянин може в будь-який момент перевірити або отримати інформацію про:

• набутий трудовий стаж;
• записи про прийняття на роботу;
• переведення та звільнення з роботи.

Навіщо потрібна електронна трудова книжка

• спрощення обліку трудової діяльності;

Електронна трудова книжка робить облік значно простішим для роботодавців і працівників. Всі дані зберігаються в одному місці та можуть бути доступні будь-якої миті. Відсутність потреби в паперовому обігу документів полегшує доступ до важливої інформації, що зменшує можливість помилок.

• зменшення паперового документообігу;

Електронна форма дозволяє значно знизити використання паперових носіїв. Ц є корисним як для природи, так і для підприємств, які не мають потреби в зберіганні великої кількості паперових трудових книжок.

• захист від втрати чи пошкодження даних;

Один з найбільших ризиків традиційних трудових книжок – це їх втрата чи пошкодження. Завдяки цифровим технологіям дані зберігаються на сервері, що дає змогу захистити важливу інформацію від фізичних ушкоджень.

• автоматизація пенсійного забезпечення.

У майбутньому, згідно з планами уряду, електронні трудові книжки можуть бути використані для автоматичного призначення пенсій. Це значно спростить процес отримання пенсії та забезпечить точність у підрахунку стажу.

Як відбувається перехід на електронні трудові книжки Держава передбачила п’ятирічний перехідний період для впровадження електронних трудових книжок, що розпочався у 2021 році та  триватиме до 2026 року.  Протягом цього періоду громадяни можуть використовувати як традиційні паперові книжки, так і електронні варіанти. З 2026 року паперові трудові книжки більше не будуть обов’язковими, і всі записи про трудову діяльність будуть вноситися лише в електронному вигляді.

Як оцифровуються трудові книжки Процес оцифрування трудових книжок починається з переведення паперових документів у цифровий формат. Для цього необхідно подати скан-копії трудової книжки та інших підтверджуючих документів до Пенсійного фонду України через їх вебпортал. Це можна зробити як самостійно, так і за допомогою роботодавця. Після цього дані будуть внесені до Єдиного реєстру застрахованих осіб. Документи, які можуть бути оцифровані та додані до електронної трудової книжки:

• трудова книжка (всі заповнені сторінки);
• документи про навчання (якщо воно зараховується до стажу);
• свідоцтво про народження дитини (для жінок, яким зараховується період по догляду за дитиною до трирічного віку);
• військовий квиток (для підтвердження періоду служби);
• інші документи, що підтверджують роботу або страховий стаж.

Як подати документи до Пенсійного фонду Для того, щоб подати документи, необхідно авторизуватись в особистому кабінеті на порталі Пенсійного фонду України. Ось алгоритм подачі:

• увійдіть у особистий кабінет.
• перейдіть до розділу "Комунікації з ПФУ".
• оберіть "Відомості про трудові відносини".
• завантажте скан-копії всіх необхідних документів.

Як перевірити, чи ваша трудова вже оцифрована Щоб перевірити, чи ваша трудова книжка вже оцифрована, необхідно зайти в особистий кабінет на порталі Пенсійного фонду України за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП). У меню оберіть розділ "Електронна трудова книжка" та натисніть "Дані ЕТК". Якщо ваша трудова книжка була оцифрована, ви побачите відповідну інформацію.